Comment aménager un open space ?

De nos jours, l’organisation d’espaces de travail collectifs au sein d’une entreprise est une pratique de plus en plus courante et qui se révèle avoir de nombreux avantages pour les employés, comme pour les employeurs ! 
En effet, les plateaux ouverts favorisent la convivialité et le bien-être des salariés ainsi qu’une amélioration de la productivité grâce à une meilleure communication entre eux.

Cependant, aménager un open space peut s’avérer être un réel casse-tête pour les employeurs. Bureaux unitaires ou bureaux partagés, avec ou sans cloisons, mise en place du «Flex office » ? Voici de nombreuses questions que se pose  toute entreprise.
Pas de panique ! Afin de vous permettre de créer un environnement de travail agréable et productif, nous allons vous donner quelques conseils pour vous aider à aménager votre espace.
 

Comme son nom l’indique, l’open space est un espace de travail ouvert. C’est-à-dire que les bureaux ne sont plus séparés par des cloisons. L’objectif est de créer un seul bureau commun pour tous afin de faciliter les échanges entre les collaborateurs tout en gagnant de la place et de la luminosité ! 

En plus de son avantage social, l’open space permet de créer un grand espace lumineux et modulable à l’infini ! Grâce à l’utilisation de bureaux individuels ou partagés, l’open space peut s’adapter à divers secteurs d’activités et permet alors de regrouper les postes de travail d’une même équipe dans un même espace. Le bureau devient alors collectif et les déplacements et interactions entre chaque personne plus fluides.

À la différence des bureaux individuels, les bureaux collectifs facilitent la cohésion des membres d’une équipe. Les collaborateurs peuvent se voir et échanger plus simplement, les liens des membres du bureau se renforcent pour former un réel esprit d’équipe.

Cette communication facilitée prendra tout son sens lors de pics d’activités car les informations circuleront plus vite, mais également de manière plus transparente. Il sera alors plus facile de détecter des problèmes et de les résoudre. 

D’autre part, le fait de se retrouver dans la même pièce que d’autres personnes concentrées permettra à vos collaborateurs de se plonger dans une réelle atmosphère de travail. La motivation quotidienne des salariés sera alors plus facile à trouver pour les membres de l’équipe !

L’objectif de cette suppression des cloisons est de donner à chaque salarié le sentiment de travailler ensemble et dans la bonne humeur sur un projet et objectif commun. Pensez également à créer un espace détente dans vos bureaux, avec des fauteuils, tables basses et plantes, proche de la machine à café par exemple.

Afin de rendre le lieu de travail de vos collaborateurs plus agréable et propice à l’épanouissement, certaines astuces dans l’aménagement de votre open-space sont à prendre en compte !

L’open space permet de nombreuses dispositions des bureaux. Face à face, côte à côte, tout est possible pour créer une synergie et une cohésion de groupe entre les collaborateurs ! Si vous disposez des bureaux sous forme de rectangle, cela facilitera notamment grandement les échanges. Pour cela, vous pouvez optez pour des bureaux simples, doubles ou même des quatuors, les possibilités sont infinies pour aménager l’espace de façon à amener à la discussion plus facilement.

Autre point important : le choix des fauteuils ! En effet, une personne peut rester de nombreuses heures assises à son bureau sans forcément se lever. Il est donc important d’opter pour un fauteuil de bureau professionnel et ergonomique tout confort ! Chaque collaborateur pourra alors ajuster son fauteuil comme bon lui semble : réglage des accoudoirs, hauteur de l’assise, ajustement de la têtière ou encore maintien lombaire ajustable sont par exemple des options disponibles sur nos fauteuils de bureaux professionnels.

Pour optimiser entièrement votre espace, vous pouvez également ajouter des rangements dans la pièce. Une astuce simple est d’installer des caissons ou des armoires afin de permettre à vos employés de ranger l’intégralité de leurs dossiers, sans pour autant encombrer leur bureau ! 

Afin de rendre l’environnement de travail plus agréable, sachez que la décoration de votre open space joue un rôle crucial ! Optez pour des couleurs neutres et apaisantes comme le blanc ou le beige pour les murs, et jouez avec les couleurs vives sur quelques éléments de décorations. N’hésitez pas également à installer des plantes pour apporter une petite touche de verdure ! 

Malgré les nombreux avantages que possède un open space, ce type d’espace possède tout de même quelques limites. Des nuisances sonores peuvent apparaître à cause du bruit des téléphones ou alors des nombreux échanges entre les collaborateurs, ce qui peut endommager la concentration d’un autre occupant de l’open space.

Afin de créer un espace commun qui respecte les besoins de chacun, vous pouvez équiper les bureaux de vos open space de séparateurs. Cet équipement permettra une isolation phonique entre chaque bureau mais également une isolation visuelle. Par conséquent, vos collaborateurs pourront plus facilement se mettre dans leur bulle de travail lorsqu’ils auront besoin de se concentrer sur un sujet important par exemple.

D’autre part, certains sujets peuvent être difficiles à aborder en open space car confidentiels par exemple. Pour pallier cette problématique, il vous sera alors nécessaire de mettre à disposition des salles de réunions fermées ou bulles de travail individuelles afin de permettre à vos salariés de s’isoler du reste de l’équipe pour passer un appel ou bien pour discuter d’un sujet en toute discrétion. 

Ces petits détails viendront alors influencer positivement le bien-être des membres de votre bureau !

De plus en plus présent dans les entreprises, le « flex office » autrement appelé “bureaux volants” désigne des espaces de travail où aucun bureau n’est attitré officiellement à une personne en particulier. Chaque jour, une personne pourra alors décider de la place qu’elle souhaite prendre aujourd’hui dans l’open space : bureaux collectifs, bureaux individuels, bulles ou même rester en télétravail par exemple !

En plus de son aspect économique, l'objectif de cette pratique est le gain de place dans vos bureaux. Si vous n’avez pas assez de bureaux pour chaque employé et que ceux-ci sont autorisés à faire du télétravail, le “flex-office” semble être la solution idéale afin de garantir un espace de travail pour chaque employé qui viendrait en présentiel. La communication est également simplifiée  donc plus simple au sein de l’équipe entre les différentes équipes, ce qui permet une amélioration du bien-être et de la productivité. Plus libre, chaque employé pourra choisir son espace de travail en fonction de ses besoins au niveau calme et confort. 

Néanmoins, ces espaces assez singuliers demandent une adaptabilité constante de la part des entreprises car elles doivent être capables de répondre à l’évolution des besoins des équipes mais également de gérer le flux d’employés en présentiel et en télétravail. Il vous faudra donc adapter la culture de votre entreprise afin de maintenir une bonne cohésion d’équipe et un sentiment d’appartenance.

Vous l’aurez compris, aménager un open space demande de prendre en compte plusieurs éléments clés comme la définition des différentes zones de travail, le mobilier, la décoration ou encore la gestion du bruit. En ayant en tête tous ces éléments, vous pourrez créer un environnement de travail unique et facteur de productivité pour votre équipe, le tout dans la bonne humeur !